Volkstuinvereniging Heerenveen

Samen tuinieren…

Onze regels betreffende het bestuur, beheer en commissies

Foto_08032013_II

BESTUUR, BEHEER EN COMMISSIES

Artikel 26: Beheerder.

Het bestuur stelt (voor iedere kavel van het complex) tenminste één beheerder aan. De beheerder houdt toezicht op uitvoering van door het bestuur gegeven reglementen en voorschriften. De beheerder heeft vrije toegang tot de tuinpercelen en zijn aanwijzingen dienen onverwijld te worden opgevolgd.

Artikel 27: Tuinkeuringscommissie.

Een aangestelde tuinkeuringscommissie regelt tuinkeuringen en puntentoekenning. De richtlijnen hierover deelt de tuinkeuringscommissie mee aan de algemene ledenvergadering.

Artikel 28: Kascontrolecommissie.

De kascontrolecommissie bestaat uit twee personen die benoemd worden tijdens de algemene ledenvergadering. Een lid mag niet langer dan twee jaar in de kascontrolecommissie zitting nemen. Elk jaar neemt één nieuw lid zitting in de kascontrolecommissie. De kascontrolecommissie controleert jaarlijks de financiële administratie. De kascontrolecommissie stelt een rapport op welke met de jaarrekening en het verslag van de penningmeester ter kennisname aan de algemene ledenvergadering wordt gegeven. Goedkeuring van de financiële administratie            verstrekt het bestuur tot decharge voor het beheer van het afgelopen boekjaar.

Artikel 29: Het bestuur.

Het bestuur is bevoegd ter bevordering van een goed aanzien en een goed onderhoud van het complex voorschriften voor te schrijven. Het bestuur vergadert tenminste viermaal per jaar of vaker als dit door de voorzitter en of twee leden van het bestuur nodig wordt geacht. Deze vergadering alsmede beraadslagingen zijn voor leden vrij toegankelijk, tenzij het bestuur het nodig acht de toegang te weigeren. Het bestuur wordt gekozen voor een periode van drie jaar en bestaat uit minimaal vijf leden. Volgens rooster treedt een derde van het aantal bestuursleden af. Per jaar mogen niet meer dan twee bestuursleden voor aftreden in aanmerking komen. De voorzitter en de secretaris treden niet gelijktijdig af. Aftredende bestuursleden zijn herkiesbaar. Kandidaten voor een bestuursfunctie worden in de uitnodiging voor de algemene ledenvergadering bekend gemaakt, nadat de kandidaat zich schriftelijk heeft aangemeld. De kandidaatstelling dient tenminste 14 dagen voor de algemene ledenvergadering te zijn ingediend bij het bestuur.

Artikel 30: Schorsing bestuurslid.

Een bestuurslid kan door het bestuur worden geschorst als hij niet de belangen van de vereniging behartigt. Het schorsingsbesluit kan alleen worden genomen in een daarvoor opgeroepen bestuursvergadering en bij volstrekte meerderheid van stemmen. Betreffend bestuurslid mag de vergadering bijwonen waarin zijn schorsing wordt behandeld. Het schorsingsbesluit van het bestuurslid is van kracht tot de eerstvolgende algemene ledenvergadering. Het bestuur stelt dan aan de algemene ledenvergadering voor betreffend bestuurslid uit zijn functie te ontheffen. Indien de algemene ledenvergadering niet akkoord gaat wordt betreffend bestuurslid in zijn functie hersteld. Bij aanname van het voorstel wordt tevens besloten over de kandidaatstelling van de ontstane vacature.

Artikel 31: Financiële verantwoording bestuur.

Het bestuur biedt de algemene ledenvergadering ter vaststelling de jaarrekening, de balans en de begroting aan van het dan lopende boekjaar. Het boekjaar loopt van 1 oktober t/m 30 september. Door vaststelling van deze begroting is de penningmeester gemachtigd tot het doen van uitgaven welke in de begroting zijn vermeld. Zolang de begroting voor enig boekjaar nog niet is vastgesteld, is het bestuur bevoegd uitgaven ten laste van het boekjaar te doen. De bedragen mogen niet hoger zijn dan tien procent van de begrote uitgaven op de overeenkomstige posten van de laatst vastgestelde begroting. Voor uitgaven boven de tweeduizend euro die niet op de begroting zijn opgenomen dient de algemene ledenvergadering een machtiging te verlenen. Zaken waarbij volgens goed koopmansgebruik wordt afgeschreven en waarvan de aankoopprijs en de jaarlijkse afschrijvingen in de vastgestelde begroting staan, kunnen zonder machtiging van de algemene ledenvergadering worden vervangen. De administratieve gegevens zoals de financiële boekhouding, onderzoeksrapporten, notulen en verdere informatie worden tenminste zeven jaar bewaard. De administratie mag niet zonder toestemming van de algemene ledenvergadering worden vernietigd.

Artikel 32: Algemene ledenvergadering.

Bij de algemene jaarvergadering dient een presentielijst te worden opgemaakt. Stemmen over personen geschieden uitsluitend schriftelijk. Voor schriftelijk stemmen kan, ter bevordering van een goede en snelle gang van zaken, tijdens het tekenen van de presentielijst stembiljetten aan de leden worden uitgereikt. Om een stem uit te brengen dient het betreffende lid aanwezig te zijn op de algemene ledenvergadering. Stemmen d.m.v. (schriftelijk) machtigen is niet toegestaan. Als beraadslagen en stemmen uitsluitend over de voorzitter gaan draagt de voorzitter over dat deel van de vergadering de leiding over aan een ander bestuurslid. In de algemene ledenvergadering worden voorschriften van het bestuur bekend gemaakt. Het bestuur draagt vervolgens zorg voor de verdere verspreiding, waaronder tenminste in de publicatiekast. Leden die de ALV niet hebben bijgewoond zijn er zelf verantwoordelijk voor dat zij de voor hen relevante informatie tot zich krijgen (informatie haalplicht). De algemene ledenvergadering mag besluiten en opgelegde voorschriften van het bestuur in trekken. Het bestuur mag daarna niet weer dezelfde voorschriften opleggen.

 

Geef een reactie

Verplichte velden zijn aangegeven met een *.